Politique de confidentialité

1. Objet et périmètre

Caspario protège les données personnelles de ses utilisateurs, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement (UE) 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

Cette politique explique quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les conservons, avec qui nous les partageons et comment exercer vos droits.

Elle couvre :

• le site internet www.caspario.ai ;
• l'application Caspario (ci-après « le Service »), y compris l'assistant IA Maïa ;
• nos échanges avec vous en tant qu'utilisateur (support, communications sur le Service).

Le client personne morale s'engage à transmettre cette information à ses collaborateurs utilisateurs du Service.

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2. Qui est responsable de vos données

Caspario intervient avec deux rôles différents selon les données concernées :

• Responsable de traitement pour les données de votre compte utilisateur, de facturation, de prospection, de navigation sur le site et d'usage du Service. Nous déterminons pourquoi et comment ces données sont traitées.
• Sous-traitant pour les données que nos clients saisissent ou importent dans le Service (par exemple les informations sur les exploitations qu'ils suivent, leurs propres clients, prospects ou salariés, y compris des informations confidentielles). Le client reste responsable de traitement de ces données ; nous les traitons uniquement sur ses instructions, dans le cadre du contrat et de l'accord de sous-traitance qui l'accompagne.

Identité du responsable de traitement : CASPARIO, société par actions simplifiée au capital de 1 350 €, RCS Bordeaux 130 768 633, siège social : 199 B rue de Pessac, 33000 Bordeaux, représentée par Emmanuel le Blanc, CEO.

Contact protection des données : support@caspario.fr.

Référent protection des données : Sébastien Doncker.

Si vous êtes un salarié ou un contact d'un client de Caspario et que vous souhaitez exercer vos droits sur des données dont votre employeur ou votre fournisseur est responsable, adressez-vous d'abord à lui. Nous l'aiderons à répondre.

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3. Données que nous collectons

Nous collectons des données lorsque vous remplissez un formulaire (contact, démo, inscription), utilisez le Service, échangez avec notre équipe, ou interagissez avec nous sur les réseaux sociaux. Nous recevons aussi des données techniques automatiquement.

Les catégories de données concernées sont :

• Identification et contact : nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone, fonction, entreprise ;
• Compte et authentification : identifiant, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), rôle dans l'organisation ;
• Utilisation du Service : actions réalisées, fonctionnalités utilisées, journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil et de navigateur ;
• Contenus saisis dans le Service : informations saisies ou importées sur les exploitations suivies et leurs clients (Caspario agit alors en sous-traitant, voir section 2) ;
• Interactions avec Maïa : questions posées et réponses générées (voir section 6) ;
• Facturation : coordonnées de facturation, historique des factures ;
• Échanges avec nous : e-mails, messages et appels avec notre équipe ;

Les contenus saisis dans le Service comprennent des informations confidentielles sur les exploitations suivies (données économiques, techniques, commerciales). Nous les traitons comme telles : accès restreint, confidentialité contractuelle (voir sections 6, 9 et 10).

Certaines informations sont obligatoires pour fournir le Service ; nous vous l'indiquons lors de la collecte, ainsi que les conséquences d'un refus de les fournir.

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4. Pourquoi nous utilisons vos données

Chaque usage a une finalité précise et une seule base légale :

• Exécution du contrat : créer et gérer votre compte et vous donner accès au Service ; fournir les fonctionnalités du Service, dont Maïa ; assurer le support et répondre à vos demandes ; vous informer sur le Service (maintenance, sécurité, évolutions importantes) ;
• Exécution du contrat et obligation légale : facturer, tenir notre comptabilité, gérer les impayés ;
• Mesures précontractuelles : traiter vos demandes de contact et de démonstration ;
• Intérêt légitime : assurer la sécurité du Service, prévenir la fraude et les abus, résoudre les incidents (protéger le Service et ses utilisateurs) ; mesurer l'usage et améliorer le Service (améliorer le produit) ; prospection commerciale B2B (voir section 5) ;
• Obligation légale et intérêt légitime : respecter nos obligations légales, défendre nos droits en justice.

Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet sur les traitements passés.

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5. Prospection commerciale

Nous pouvons utiliser vos coordonnées professionnelles pour vous envoyer des informations sur Caspario (newsletter, invitations à des événements ou à des démonstrations) lorsqu'elles sont en lien avec votre activité professionnelle.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans frais : lien de désinscription dans chaque message, ou demande à support@caspario.fr. Nous cessons alors toute sollicitation.

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6. Assistant IA Maïa

Maïa est l'assistant IA intégré à Caspario. Lorsque vous l'utilisez, vos questions et les éléments du Service nécessaires pour y répondre sont envoyés à un ou des fournisseurs de modèles d'IA qui agissent comme nos sous-traitants. Ces échanges peuvent faire transiter des données vers les États-Unis (voir section 8).

• Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA, ni par Caspario ni par ces fournisseurs .
• Les réponses de Maïa sont générées automatiquement et peuvent contenir des erreurs : vérifiez-les avant de décider.
• Maïa ne prend aucune décision produisant des effets juridiques sur vous ; vous gardez la main sur les actions réalisées.
• Conservation des conversations : tant que votre organisation est cliente, puis 1 an.

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7. Qui peut accéder à vos données

Seuls peuvent y accéder :

• le personnel habilité de Caspario, tenu à une obligation de confidentialité, dans la limite de ce qui est nécessaire à ses missions ;
• nos sous-traitants, qui agissent sur nos instructions et selon des garanties équivalentes aux nôtres ;
• les autorités et professionnels légalement habilités ou nécessaires à la défense de nos droits (juridictions, avocats, experts-comptables, commissaires aux comptes, huissiers, recouvrement) ;
• en cas de fusion, d'acquisition ou de cession, l'entité concernée, sous engagement de confidentialité.

Nous ne vendons ni ne louons vos données.

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8. Hébergement et transferts hors Union européenne

Vos données sont hébergées par Railway et Scaleway dans l'Union européenne .

Le stockage de vos données se fait dans l'Union européenne. Toutefois, certains traitements peuvent faire transiter des données vers les États-Unis. Ces transferts reposent sur la garantie de conformité à la règlementation RGPD. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur demande.

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9. Combien de temps nous conservons vos données

Nous ne gardons vos données que le temps nécessaire à chaque finalité :

• Compte et données d'utilisation : tant que votre organisation est cliente, puis 1 an ;
• Contenus saisis par le client (Caspario sous-traitant) : tant que le client est utilisateur du Service, puis 1 an ;
• Conversations avec Maïa : tant que votre organisation est cliente, puis 1 an ;
• Prospects et contacts commerciaux : 3 ans après le dernier contact ;
• Facturation et pièces comptables : 10 ans ;
• Journaux de connexion : 1 an ;
• Preuves en cas de litige : jusqu'à 5 ans (prescription de droit commun).

Au terme de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.

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10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données contre la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé.‍

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous la notifions à la CNIL dans les 72 heures et, lorsque la loi l'exige, aux personnes concernées.

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11. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie (art. 15) ;
• rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes (art. 16) ;
• effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi (art. 17) ;
• limitation : demander le gel temporaire d'un traitement (art. 18) ;
• portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (art. 20) ;
• opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et à tout moment à la prospection (art. 21) ;
• retrait du consentement à tout moment, pour les traitements fondés sur celui-ci ;

Comment les exercer : par e-mail à support@caspario.fr ou par courrier à CASPARIO, 199 B rue de Pessac, 33000 Bordeaux. Nous répondons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, avec information préalable). L'exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive. Nous pouvons vous demander un justificatif d'identité uniquement en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Pour supprimer votre compte, consultez notre page dédiée.

Réclamation : si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – cnil.fr/plaintes).

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment si le Service ou la réglementation évolue. La version en vigueur est toujours disponible sur notre site, avec sa date de mise à jour. En cas de changement substantiel, nous vous prévenons.

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